Trabalho híbrido: saiba como vencer os seus desafios, por meio da transformação organizacional.

Conhecer as redes informais em sua empresa é a melhor maneira para promover a transformação organizacional que o modelo de trabalho híbrido exige.

De um lado as empresas que querem voltar quanto antes ao trabalho presencial, do outro lado os trabalhadores que conheceram os benefícios do home office e não querem voltar a antiga rotina 100% presencial, e bem no meio dessa disputa os gestores de RH que tentam implementar o modelo de trabalho híbrido como uma solução a esse impasse.

O maior desafio? Engajar todos os envolvidos nessa nova transformação organizacional para que ela aconteça de forma satisfatória e colaborativa.

Pensando nisso, fizemos esse post para falar sobre: o trabalho híbrido, suas vantagens, quais os desafios e como conhecer e monitorar as redes informais na sua empresa pode ser a solução para causar a transformação organizacional necessária não só para implementar esse modelo como também para integrar melhor os colaboradores e incentivar o senso de pertencimento.

O modelo de trabalho híbrido

Ao longo da história da humanidade é possível observar inúmeros eventos que causaram impactos tão significativos em nossas sociedades que provocaram completas transformações em nossos modos de viver, se relacionar, trabalhar, agir e até pensar. E sem sombras de dúvidas, a pandemia mundial de covid-19 em 2020 vai ficar marcada como um desses eventos. 

Os impactos causados, sobretudo pelo isolamento social, mudaram completamente a forma como nos relacionamos com familiares e amigos, os hábitos de consumo, formas de lazer e obviamente como trabalhamos também. 

É verdade que em grande parte as soluções encontradas já vinham sendo utilizadas, em maior ou menor escala, contudo a adoção completa dessas ferramentas, como as videochamadas, e-commerce, serviços de delivery variados, entre outros, só ocorreu de forma tão ampla e rápida, graças às restrições impostas pela quarentena de covid-19.

Justamente por isso, um dos setores que mais foi impactado em nossas vidas causando uma transformação completa foi o trabalho.

O Home office era uma realidade muito distante da maioria dos trabalhadores, chegando a ser visto com desconfiança pela maioria das organizações, e vinha sendo adotado de forma muito lenta na maioria dos casos, seja em alguns setores específicos, durante um período parcial das atividades dos colaboradores, ou por empresas consideradas muito inovadoras e pioneiras.

E foi em meio a um turbilhão de incertezas, provocadas pelo novo corona vírus, que empresas no mundo todo se viram obrigadas a adotar esse modelo de uma forma mais que repentina. 

Contudo, diferente do que era esperado, os resultados foram positivos e não só os funcionários passaram a se sentir mais felizes, como as empresas se mantiveram tão produtivas quanto antes da pandemia.  

Por isso, agora em 2021, com a ampla vacinação e a retomada das atividades comerciais de forma presencial, gestores encontram-se em um dilema sobre voltar ao antigo modelo, manter o que vem sendo feito atualmente, ou tentar se adaptar ao chamado “novo normal” com o trabalho híbrido.

Nesse modelo a empresa mantém seu local de trabalho físico, mas dá aos colaboradores autonomia para escolherem onde querem trabalhar. Eles podem optar por trabalhar no escritório, em casa ou alternar nos dois locais.

As vantagens do trabalho híbrido

Não é exagero dizer que aos olhos da maioria das pessoas o trabalho híbrido parece unir o melhor dos dois modelos de trabalho, o presencial e o remoto.

Segundo uma pesquisa recente realizada pelo Google Workspace, 59% dos profissionais cujas empresas ainda não tinham definido um formato de trabalho pós-pandemia, preferiram o modelo híbrido.

Pois, consideravam que o home office tinha inúmeros benefícios, como, por exemplo, não precisar desperdiçar parte do seu tempo com o transporte (67%) até os locais de trabalho, uma participação mais ativa na rotina da casa e familiar (46%) e a flexibilidade de horários (31%). Mas, ao mesmo tempo, também declararam sentir falta dos cafés com colegas (50%) e das reuniões presenciais (44%).

Dentre os principais benefícios ocasionados pelo modelo de trabalho híbrido estão:

Maior satisfação dos funcionários:

Os colaboradores se sentem diretamente beneficiados com esse modelo de trabalho, é o que demonstra um estudo realizado pela SurveyMonkey em 2020, comprovando que os funcionários que trabalham remotamente se sentiam mais felizes do que seus colegas que permaneceram trabalhando no escritório. 

Os motivos são variados, desde a possibilidade de usar roupas mais casuais (69%), até se sentir mais comprometido com o trabalho (36%). E mesmo o simples fato de trabalharem ao lado de seus Pets (28%) também foi considerado como um fator positivo.

Ganhos em produtividade: 

Se a grande preocupação na maioria das empresas era relacionada a um possível prejuízo de produção ocasionado pelo trabalho remoto, felizmente esse medo não se cumpriu durante a pandemia. Cerca de 82% dos líderes empresariais afirmaram, para um  artigo de pesquisa da Microsoft, que suas empresas estavam pelo menos tão produtivas quanto antes da pandemia. 

E essa não é uma percepção só dos gestores, mas também dos funcionários, cerca de  62%  deles declararam ter sido mais produtivos nesse período, quando em comparação ao trabalho antes da pandemia. 

Os motivos dessa melhora, segundo os funcionários, são devido à possibilidade de se concentrar plenamente em tarefas sem os ruídos e interrupções do ambiente de escritório tradicional, bem como o fato de  poderem trabalhar em horários em que se sentem mais produtivos, mesmo que seja fora do horário comercial, como a noite, ou bem cedo pela manhã.

E considerando o cenário de mudanças repentinas, incertezas e dificuldades enfrentadas durante a pandemia, esse é um resultado que deve ser visto como extremamente positivo.

Retenção e contratação de novos talentos:

Durante a pandemia muitas pessoas mudaram de empresa, sem nem mesmo saírem de suas cadeiras em casa. E pesquisas recentes indicam que 26% dos trabalhadores  já estão se preparando para buscar novas oportunidades de trabalho e 40% dos trabalhadores ao redor do mundo estão considerando deixar seu atual emprego até o final do ano.

Por esse motivo, todas as empresas que se preocupam e valorizam seus capitais humanos devem estar atentas aos motivos que levam a  essas mudanças.

O modelo de trabalho híbrido não só é uma excelente forma de reter talentos, como também possibilita à empresa atrair e contratar novos profissionais que sejam interessantes para agregar valor a suas equipes, independentemente de onde eles vivem. 

Essa é inclusive a pretensão da maioria dos líderes empresariais, cerca de 56%  consideram que a adoção trabalho remoto é, atualmente, a sua maior oportunidade de garantir a retenção de seus funcionários mais capazes. Enquanto 52% deles também esperam que tal medida melhore sua proposição de valor do empregador e  torne suas empresas mais atraentes para potenciais talentos.

Redução de custos operacionais:

Parte do planejamento na adoção do trabalho híbrido inclui também a parte operacional e física das instalações da empresa, afinal sabendo que vão haver menos funcionários nos escritórios é possível otimizar os  espaços, torná-los mais funcionais e principalmente reduzir os custos relacionados ao gasto de energia, materiais de escritório e aluguel, por exemplo.

É possível inclusive adotar o modelo de coworking, alugar salas na empresa para reuniões, entre outras práticas que não só se tornam lucrativas para as empresas como trazem pessoas de fora e ampliam as redes de contato e colaboração externas.

Sendo que mais da metade  dos empresários, cerca de 56%, espera que o trabalho remoto proporcione além da economia de custos, com medidas como reduzir o espaço ocupado no escritório, também através da diminuição nos gastos em viagens de negócios.

Isso sem falar na significativa redução do impacto ambiental causado pelas empresas em suas operações, graças ao trabalho híbrido. Aproximadamente 54% das empresas tem o aumento da sustentabilidade como uma razão chave para adotar o trabalho remoto, vendo isso inclusive como oportunidade de melhorar sua percepção frente à sociedade, pois vão passar a desempenhar um papel significativo na redução de emissão de carbono, por exemplo, na hora do rush e diminuir o congestionamento, além do gasto em combustíveis fósseis que vão ser deixados de ocasionador com a suspensão de  viagens de negócios não essenciais.

Os principais desafios na implementação do modelo híbrido:

Mas, apesar dos efeitos positivos, considerando a adoção repentina do trabalho remoto, em meio a tantas dificuldades impostas pela pandemia, isso não é sinônimo de sucesso absoluto. Alguns aspectos muito importantes precisam ser observados e planejados nessa mudança para o sistema híbrido, por exemplo:

Desafio em manter a cultura da empresa:

Essa é sem dúvida uma das maiores preocupações de todos os líderes e gestores: como garantir que a empresa mantenha viva a sua cultura organizacional mesmo com o modelo de trabalho híbrido?

É verdade que existe um medo de que esse modelo acabe proporcionando o surgimento de duas culturas organizacionais: uma com forte colaboração e interação pessoal e outra com funcionários que se podem sentir isolados, o que reduz o sentimento de pertença e propósito. 

No entanto, obrigar a volta ao trabalho exclusivamente presencial não vai eliminar essa desconexão que alguns funcionários sentem entre si e com suas empresas, pelo contrário isso pode simplesmente piorar essa situação.

Uma maneira mais eficiente de reforçar a cultura organizacional da empresa é, por exemplo, fazendo com que seus funcionários se tornem parceiros no desenho do novo modelo de trabalho. Assim, eles vão se sentir mais integrados e valorizados, melhorando o senso de equipe e união.

Necessidade da autogestão dos funcionários:

Embora o modelo de trabalho híbrido exija maior capacidade de autogestão dos funcionários isso nem de longe deveria ser percebido como um problema, pelo contrário, afinal como já falamos aqui a flexibilização nas jornadas de trabalho só favorece a produtividade, pois faz com que os colaboradores se sintam mais confortáveis em adaptar as suas rotinas de trabalho e assim produzam mais e melhor.

Sendo essa inclusive uma oportunidade de identificar alguns talentos valiosos  que se destaquem pelo seu senso de proatividade, capacidade de auto gestão, cooperação com outros colaboradores, etc.

A empresa deve ainda identificar quem são os funcionários com maior dificuldades nesse processo e  buscar entender o porquê isso está acontecendo, sendo uma forma de identificar possíveis colaboradores sobrecarregados, setores e departamentos com problemas de gestão, etc. 

Além disso, com a disponibilidade tanto de trabalhar nos ambientes físicos quanto online é possível que não só os colaboradores, mas também os gestores adaptem às demandas das equipes conforme as necessidades particulares de cada projeto. Por exemplo, se existe uma demanda que exige uma atenção focada e exclusiva, o ambiente de home office pode ser o mais indicado, mas se a tarefa precisa da participação coletiva essa é uma excelente oportunidade de criar uma dinâmica presencial onde todos os envolvidos participem ativamente.

Dificuldade em criar times unidos e participativos

Ter cada membro da equipe fazendo o seu trabalho, na sua casa, muitas vezes dentro do seu próprio horário, pode causar essa sensação de individualismo e isolamento. Mas, embora pareça ser mais fácil incentivar a cooperação e participação dos colaboradores no ambiente presencial, essa é apenas uma espécie de “senso comum”. Afinal, não é só porque as pessoas compartilham o mesmo espaço físico que compartilham também um senso de comunidade e colaboração.     

Para realmente incentivar essa troca é preciso criar ambientes, estruturas, e oportunidades que incentivem esse hábito, até que ele se torne parte da cultura da empresa.

Para isso é preciso primeiro entender quem são os líderes informais e funcionários chaves em cada área e assim propor assim ações e dinâmicas que estimulem essa cooperação entre eles, tanto online quanto offline. Essa troca entre as diferentes equipes e departamentos faz com que os níveis de colaboração, aprendizado e inovação atinjam um novo nível. 

Da mesma forma, é preciso identificar quem são os colaboradores que estão mais isolados e identificar qual o motivo desse comportamento. Se é devido a um perfil pessoal, alguma dificuldade particular, pouco tempo na empresa ou ainda se desempenha alguma função que exige certo grau de isolamento, ou ainda que impõem mais interações e contatos fora da empresa do que dentro. 

Só após esse diagnóstico é possível estabelecer que sejam realmente eficientes em estabelecer a cooperação e inovação, sejam elas por meio das dinâmicas presenciais ou online.

Maior possibilidade de ruído ou comunicação cruzada:

Assim como o bate-papo no bebedouro ou os momentos de cafezinho já foram vistos no passado como uma forma de procrastinação e fofoca, se tornando quase uma “ameaça” a organização, e hoje se entende que esses momentos de interação social são valiosos para a cooperação e manutenção do clima organizacional saudável, também os canais de comunicação não oficiais online podem e devem ser utilizados a favor da comunicação da empresa. 

Afinal, uma mensagem transmitida por um líder informal na empresa, além de chegar de uma forma muito mais rápida e eficiente aos seus colaboradores próximos, também traz maior segurança, confiabilidade e aceitação quando em comparação, por exemplo, com um memorando formal da empresa que pode acabar esquecido, ou ignorado na caixa de email. 

Por isso, é importante estabelecer processos de comunicação organizados e eficientes, mas também flexíveis e inclusivos.

Como ajudar a superar os desafios e aproveitar as vantagens do trabalho híbrido?

Conheça a  Análise de Redes Organizacionais!

Agora que você já conhece os benefícios, e também os desafios, do modelo de trabalho híbrido deve ter percebido que para que essa mudança ocorra de forma positiva e satisfatória é preciso uma verdadeira transformação organizacional. 

Para isso, a maioria das empresas trabalha considerando apenas a estrutura formal, que encontra no organograma formal uma de suas maiores expressões No entanto, as relações sociais e de trabalho se dão em grande parte por meio da rede informal, que não segue necessariamente as limitações hierárquicas.

Conhecer essa estrutura e identificar as lideranças informais é vital para integrar os colaboradores, incentivar o senso de pertencimento e otimizar o fluxo do trabalho em rede.

E para isso não basta apenas contar com a estrutura hierárquica e formal das organizações, é preciso conhecer as redes informais de trabalho para complementar, impulsionar e agilizar essas mudanças.

A Análise de Redes Organizacionais (do acrônimo ONA em inglês) é uma disciplina que aplica técnicas da ciência de redes para revelar o mapa dos relacionamentos nas organizações, tornando visível os fluxos de troca de informações, conhecimentos, ajuda mútua, empatia e criatividade, inovação, entre outros, independentemente do cargo, posição hierárquica ou canal de comunicação formal. 

Imagem 1. Rede formal e Rede informal de comunicação. 

Ela serve tanto para diagnosticar o nível de integração atual entre os colaboradores e conhecer o fluxo do trabalho em rede, quanto para desenhar cenários de redes desejadas e traçar ações que estimulem conexões para tornar a rede mais integrada, cooperativa, ágil e inovadora. 

Quais as aplicações e benefícios da análise de Redes Organizacionais?

As aplicações de ONA cobre distintos aspectos que vão desde acelerar a integração cultural até o redesign de equipes de trabalho mais flexíveis e inovadoras

que podem ser divididas, segundo a metodologia pioneira da Tree Intelligence dos 3Ds: Descoberta, Design e Desenvolvimento  

Descoberta

Por meio do diagnóstico visual, quantitativo e qualitativo de redes organizacionais, é possível obter um mapa completo das dinâmicas do trabalho em rede, seja este presencial ou remoto. Dessa maneira, é possível identificar e mensurar:

• Quão cooperativa, energizada e inovadora é a rede neste momento e como era imediatamente antes da implementação do trabalho remoto?
• Como são os fluxos de comunicação, por onde estão fluindo e onde estão os gargalos e silos na comunicação remota?
• Quem são os líderes informais, a quem influenciam e que tipo de influência exercem na rede que possa melhorar ou obstaculizar a comunicação remota?
• Quais são os conhecimentos estratégicos para operar em rede e por onde eles estão fluindo com maior ou menor intensidade?
• Quais os potenciais níveis de resistência para a execução do novo modelo de trabalho remoto?
• O que precisa ser melhorado para que a rede opere produtivamente na sua modalidade remoa.

  
  Design

  Uma vez revelada a rede preexistente, os responsáveis pela implementação navegam o mapa com o objetivo de:

• Desenhar como seria a rede de alta performance perante o contexto atual.
• Convocar aos líderes informais que têm o poder de mobilizar a rede para que sejam agentes de mudança, exercendo o papel de antenas e evangelizadores internos.
• Trabalhar com a força das redes para compor times de alto rendimento e propor desafios em comum.
• Estimular a mudança do estado mental.

 Desenvolvimento

Nessa etapa a organização já está operando no novo modelo e portanto, nesta fase, monitoramos sistematicamente o impacto que o modelo tem nas redes informais, possibilitando:

• Calibrar a dinâmica dos relacionamentos dentro de cada agrupamento, tais como troca de informações, fluxos de conhecimento e nível de energia.
• Ampliar o modelo para outras áreas e unidades de negócio, registrando e aplicando as boas práticas aprendidas no processo e entendendo suas particularidades.
• Continuar difundindo a cultura do trabalho em redes flexíveis, informais e ágeis, agregando-a na base de evangelizadores.
• Criar planos de desenvolvimento das redes de trabalho de cada colaborador.

Como Implementar a análise de redes Organizacionais?

Agora que você já sabe o que é a Análise de Redes Organizacionais e conheceu seus benefícios, deve estar se perguntando: como ela é feita?

A Tree Intelligence é uma empresa pioneira na aplicação da Análise de Redes Organizacionais, na América Latina, e há mais de 10 anos aplica um modelo proprietário de mapeamento das redes de trabalho chamado “Modelo da Pirâmide do Trabalho em Rede®

Modelo da Pirâmide do Trabalho em Rede®.  Figura teórica (HBR, 2011)

Esse modelo  aborda três dimensões de relacionamento estratégicas em toda organização: cooperação, energia e inovação. 

Para cada uma destas dimensões, o modelo mensura os níveis de coesão, reciprocidade e centralidade da rede organizacional, além de apontar para a posição estrutural (nível de influência de rede) que cada colaborador possui independentemente da sua posição formal. 

Ele é conduzido por meio da ferramenta LivingTeamwork, uma plataforma online, baseada na Análise de Redes Organizacionais, que torna o mapeamento e a análise das redes de comunicação algo simples, rápido e intuitivo.